Cách chuyển hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Nghimatsuc · 09:34:49

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sang doanh nghiệp là bước quan trọng giúp mở rộng quy mô, tăng tính cạnh tranh và tận dụng tối đa các ưu đãi pháp lý mà luật doanh nghiệp mang lại. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, cần nắm rõ căn cứ pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và thực hiện theo đúng lộ trình.

Căn cứ pháp lý và địa điểm đăng ký

Việc chuyển đổi hộ kinh doanh được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025. Theo đó, hộ kinh doanh muốn lên doanh nghiệp phải đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy loại hình doanh nghiệp lựa chọn mà hồ sơ có sự khác nhau. Phổ biến nhất là Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần. Hồ sơ thường bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty (trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân).
Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (nếu có).
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức tham gia góp vốn.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Trong một số trường hợp, nếu cá nhân kê khai số định danh thì không cần nộp lại giấy tờ pháp lý cá nhân.

Quy trình chuyển đổi

Quá trình chuyển đổi thường diễn ra theo sáu bước:

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Chủ hộ kinh doanh lập đầy đủ giấy tờ theo loại hình doanh nghiệp lựa chọn.

Bước 2 – Nộp hồ sơ: Có thể nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia. Với cách nộp online, sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp vẫn phải mang hồ sơ gốc đến nộp tại bộ phận Một cửa để đối chiếu.

Bước 3 – Thẩm định và cấp giấy chứng nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong khoảng 5–7 ngày. Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản để chỉnh sửa và nộp lại.

Bước 4 – Chấm dứt hộ kinh doanh: Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi cấp giấy chứng nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin để chấm dứt hộ kinh doanh tại nơi đặt trụ sở. Thông tin này cũng được công khai trên Cổng thông tin quốc gia.

Bước 5 – Công bố doanh nghiệp mới: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thành lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 6 – Thủ tục tiếp theo: Doanh nghiệp mới cần hoàn thành nghĩa vụ về thuế, khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có).

Thời hạn và kết quả pháp lý

Trong vòng 2 ngày kể từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ chính thức chấm dứt hoạt động. Sau khi cơ quan thuế xác nhận nghĩa vụ thuế đã hoàn tất, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ cập nhật trạng thái “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia. Kết quả cuối cùng là doanh nghiệp mới được cấp giấy chứng nhận và hộ kinh doanh cũ không còn tồn tại.

Những lưu ý quan trọng
Về mã số thuế, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế mới; mã số thuế hộ kinh doanh cũ bị hủy bỏ, còn nghĩa vụ thuế cá nhân của chủ hộ vẫn gắn với mã số cá nhân. Trước khi chuyển đổi, hộ kinh doanh cần hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế. Nếu còn nợ thuế hoặc công nợ khác, doanh nghiệp mới sẽ kế thừa toàn bộ nghĩa vụ đó. Trong trường hợp chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc cổ phần, chủ hộ kinh doanh vẫn phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân cho các khoản nợ chưa thanh toán.