Đoạn Video
Ảnh
Nghỉ Mất Sức
Thành viên
Các bác cho em hỏi em kinh doanh nhỏ lẻ đồ điện từ doanh thu tầm 600 triệu /1năm
Bắt buộc phải dùng hoá đơn điện tử khí bán hàng cho khách ạ và máy tính sẽ lưu trữ lại hoá đơn đó để sau này xuất giải trình cho bên thuế đúng ko các bác? em mới làm chưa có kinh nghiệm lắm. và ví dụ 1 tháng em nhập 10 con và trong tháng đó ko bán được con nào thì bên thuế bắt giải thích thì giải thich như thế nào ạ? em cảm ơn.
Trả lời
Chào bạn, với doanh thu khoảng 600 triệu đồng mỗi năm từ việc kinh doanh đồ điện tử, bạn hoàn toàn thuộc đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng cho khách, dù là khách lẻ hay khách có yêu cầu hóa đơn. Điều này được quy định rõ ràng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mức doanh thu của bạn đã vượt qua ngưỡng không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), vì vậy việc áp dụng HĐĐT là yêu cầu không thể tránh khỏi.
Bạn cũng đã nắm bắt đúng một phần quan trọng: dữ liệu của các hóa đơn điện tử này sẽ được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn sử dụng, hoặc được cơ quan thuế lưu trữ trực tiếp nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Việc lưu trữ này vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng kê khai doanh thu và các khoản thuế liên quan mà còn là bằng chứng quan trọng để bạn giải trình với cơ quan thuế khi họ yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu. Bạn có thể dễ dàng tra cứu, tải về hoặc xuất dữ liệu này bất cứ lúc nào cần thiết.
Xử lý tình huống nhập hàng chưa bán được và lưu trữ chứng từ
Một băn khoăn phổ biến khi mới kinh doanh là việc nhập hàng về mà chưa kịp bán hết trong tháng. Với trường hợp bạn nhập 10 con đồ điện tử nhưng chưa bán được con nào trong tháng đó, bạn hoàn toàn không cần quá lo lắng. Cơ quan thuế sẽ không yêu cầu bạn phải giải thích việc chưa bán được hàng ngay lập tức.
Điều mà cơ quan thuế thực sự quan tâm là nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa và việc bạn có hạch toán, kê khai đầy đủ, minh bạch hay không. Họ sẽ chú ý nếu có sự chênh lệch lớn, bất thường giữa lượng hàng nhập và xuất, hoặc nếu bạn có một lượng lớn hàng tồn kho kéo dài mà không có lý do rõ ràng, vì điều đó có thể gợi lên nghi ngờ về việc gian lận thuế.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào từ cơ quan thuế về hàng tồn kho, bạn chỉ cần giải thích đơn giản rằng số hàng đó vẫn còn trong kho của doanh nghiệp và chưa được bán ra. Quan trọng hơn, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng các bằng chứng như hóa đơn đầu vào của số hàng đó và sổ sách ghi chép tồn kho để chứng minh. Việc này khẳng định rằng hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng và đang được quản lý đúng quy trình.
Để việc giải trình luôn thuận lợi và tránh mọi rắc rối, việc lưu trữ chứng từ đúng cách là yếu tố then chốt. Hãy coi các chứng từ là "bộ nhớ" của doanh nghiệp bạn.
Bạn cần phân loại chứng từ một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu. Đối với chứng từ đầu vào (khi bạn mua hàng), hãy lưu giữ cẩn thận các hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, hợp đồng mua bán (nếu có), biên bản giao nhận hàng hóa, và đặc biệt là các chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi hay phiếu chi. Đây là căn cứ để bạn hạch toán chi phí và có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Về chứng từ đầu ra (khi bạn bán hàng), các hóa đơn điện tử bạn đã xuất cho khách là quan trọng nhất. Ngoài ra, nếu có hợp đồng bán hàng hay chứng từ thu tiền từ khách hàng (phiếu thu, giấy báo có), hãy lưu trữ chúng đầy đủ.
Đối với việc lưu trữ, bạn nên kết hợp cả hai phương pháp để đảm bảo an toàn. Lưu trữ điện tử là bắt buộc với HĐĐT và rất tiện lợi cho các chứng từ khác nếu bạn scan và sắp xếp chúng thành file PDF hoặc ảnh trên máy tính hoặc dịch vụ đám mây. Hãy đặt tên file rõ ràng và sắp xếp theo thư mục khoa học (ví dụ theo năm, tháng, loại chứng từ). Đồng thời, đừng bỏ qua việc lưu trữ bản cứng đối với các giấy tờ gốc quan trọng như hợp đồng có chữ ký tươi hay các phiếu thu, chi nội bộ. Hãy cho chúng vào bìa hồ sơ, kẹp file và sắp xếp theo thời gian để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Về thời gian lưu trữ, pháp luật kế toán quy định khá cụ thể. Các chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thường phải lưu tối thiểu 10 năm, còn một số chứng từ quan trọng khác liên quan đến tài sản cố định hoặc thành lập doanh nghiệp có thể phải lưu trữ vĩnh viễn. Tốt nhất, hãy giữ tất cả các chứng từ quan trọng càng lâu càng tốt để đảm bảo an toàn pháp lý.
Việc chuẩn bị một hệ thống lưu trữ chứng từ khoa học và cẩn thận sẽ giúp bạn tự tin và dễ dàng hơn rất nhiều khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, đồng thời giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Bắt buộc phải dùng hoá đơn điện tử khí bán hàng cho khách ạ và máy tính sẽ lưu trữ lại hoá đơn đó để sau này xuất giải trình cho bên thuế đúng ko các bác? em mới làm chưa có kinh nghiệm lắm. và ví dụ 1 tháng em nhập 10 con và trong tháng đó ko bán được con nào thì bên thuế bắt giải thích thì giải thich như thế nào ạ? em cảm ơn.
Trả lời
Chào bạn, với doanh thu khoảng 600 triệu đồng mỗi năm từ việc kinh doanh đồ điện tử, bạn hoàn toàn thuộc đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng cho khách, dù là khách lẻ hay khách có yêu cầu hóa đơn. Điều này được quy định rõ ràng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mức doanh thu của bạn đã vượt qua ngưỡng không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), vì vậy việc áp dụng HĐĐT là yêu cầu không thể tránh khỏi.
Bạn cũng đã nắm bắt đúng một phần quan trọng: dữ liệu của các hóa đơn điện tử này sẽ được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn sử dụng, hoặc được cơ quan thuế lưu trữ trực tiếp nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Việc lưu trữ này vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp bạn dễ dàng kê khai doanh thu và các khoản thuế liên quan mà còn là bằng chứng quan trọng để bạn giải trình với cơ quan thuế khi họ yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu. Bạn có thể dễ dàng tra cứu, tải về hoặc xuất dữ liệu này bất cứ lúc nào cần thiết.
Xử lý tình huống nhập hàng chưa bán được và lưu trữ chứng từ
Một băn khoăn phổ biến khi mới kinh doanh là việc nhập hàng về mà chưa kịp bán hết trong tháng. Với trường hợp bạn nhập 10 con đồ điện tử nhưng chưa bán được con nào trong tháng đó, bạn hoàn toàn không cần quá lo lắng. Cơ quan thuế sẽ không yêu cầu bạn phải giải thích việc chưa bán được hàng ngay lập tức.
Điều mà cơ quan thuế thực sự quan tâm là nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa và việc bạn có hạch toán, kê khai đầy đủ, minh bạch hay không. Họ sẽ chú ý nếu có sự chênh lệch lớn, bất thường giữa lượng hàng nhập và xuất, hoặc nếu bạn có một lượng lớn hàng tồn kho kéo dài mà không có lý do rõ ràng, vì điều đó có thể gợi lên nghi ngờ về việc gian lận thuế.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào từ cơ quan thuế về hàng tồn kho, bạn chỉ cần giải thích đơn giản rằng số hàng đó vẫn còn trong kho của doanh nghiệp và chưa được bán ra. Quan trọng hơn, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng các bằng chứng như hóa đơn đầu vào của số hàng đó và sổ sách ghi chép tồn kho để chứng minh. Việc này khẳng định rằng hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng và đang được quản lý đúng quy trình.
Để việc giải trình luôn thuận lợi và tránh mọi rắc rối, việc lưu trữ chứng từ đúng cách là yếu tố then chốt. Hãy coi các chứng từ là "bộ nhớ" của doanh nghiệp bạn.
Bạn cần phân loại chứng từ một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu. Đối với chứng từ đầu vào (khi bạn mua hàng), hãy lưu giữ cẩn thận các hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, hợp đồng mua bán (nếu có), biên bản giao nhận hàng hóa, và đặc biệt là các chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi hay phiếu chi. Đây là căn cứ để bạn hạch toán chi phí và có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Về chứng từ đầu ra (khi bạn bán hàng), các hóa đơn điện tử bạn đã xuất cho khách là quan trọng nhất. Ngoài ra, nếu có hợp đồng bán hàng hay chứng từ thu tiền từ khách hàng (phiếu thu, giấy báo có), hãy lưu trữ chúng đầy đủ.
Đối với việc lưu trữ, bạn nên kết hợp cả hai phương pháp để đảm bảo an toàn. Lưu trữ điện tử là bắt buộc với HĐĐT và rất tiện lợi cho các chứng từ khác nếu bạn scan và sắp xếp chúng thành file PDF hoặc ảnh trên máy tính hoặc dịch vụ đám mây. Hãy đặt tên file rõ ràng và sắp xếp theo thư mục khoa học (ví dụ theo năm, tháng, loại chứng từ). Đồng thời, đừng bỏ qua việc lưu trữ bản cứng đối với các giấy tờ gốc quan trọng như hợp đồng có chữ ký tươi hay các phiếu thu, chi nội bộ. Hãy cho chúng vào bìa hồ sơ, kẹp file và sắp xếp theo thời gian để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Về thời gian lưu trữ, pháp luật kế toán quy định khá cụ thể. Các chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thường phải lưu tối thiểu 10 năm, còn một số chứng từ quan trọng khác liên quan đến tài sản cố định hoặc thành lập doanh nghiệp có thể phải lưu trữ vĩnh viễn. Tốt nhất, hãy giữ tất cả các chứng từ quan trọng càng lâu càng tốt để đảm bảo an toàn pháp lý.
Việc chuẩn bị một hệ thống lưu trữ chứng từ khoa học và cẩn thận sẽ giúp bạn tự tin và dễ dàng hơn rất nhiều khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, đồng thời giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
