Đoạn Video
Ảnh
Nghỉ Mất Sức
Thành viên tích cực
Công ty mình trước có xuất hoá đơn cho cơ quan nhà nước cấp huyện mà đến hôm nay thì phát hiện hoá đơn có sai sót cần phải điều chỉnh lại nhưng cơ quan cấp huyện đó hiện nay đã giải thể. Mình tra trên trang người nộp thuế thì mã số thuế cũ vẫn còn hoạt động và đã cập nhật theo địa chỉ mới sau sáp nhập. Kế toán cũ của cơ quan đó thì bảo cơ quan đó giải thể rồi và họ cũng chuyển sang đơn vị khác làm việc rồi.
Vậy giờ mình có thể xuất hoá đơn điều chỉnh vào mã số thuế cũ của cơ quan cấp huyện đó được hay không? Hoặc có cách nào khác để có thể điều chỉnh hoá đơn hợp lí, m.n chỉ giúp mình với ạ.
Trả lời
Chào bạn,
Mình hiểu tình huống của bạn là một thách thức khá phổ biến khi làm việc với các cơ quan nhà nước có sự thay đổi về tổ chức. Dưới đây là cách bạn có thể xử lý việc điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp này, đảm bảo tuân thủ quy định và hợp lý nhất.
Khi công ty bạn phát hiện hóa đơn đã xuất cho cơ quan nhà nước cấp huyện có sai sót, mà nay đơn vị đó đã giải thể nhưng mã số thuế (MST) cũ vẫn còn hoạt động và đã cập nhật địa chỉ mới sau sáp nhập, bạn hoàn toàn có thể xuất hóa đơn điều chỉnh (hoặc thay thế) vào mã số thuế cũ đó. Việc bạn tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế và thấy MST vẫn hoạt động, lại có địa chỉ mới, là một điểm mấu chốt rất tích cực. Nó cho thấy đơn vị đó không hoàn toàn biến mất mà đã có sự chuyển đổi, có thể là sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc quyền và nghĩa vụ đã được kế thừa.
Để thực hiện việc này, bạn cần tuân thủ các bước sau theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành (đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Đầu tiên, bạn cần tra cứu và xác nhận lại một lần nữa thông tin đơn vị mới/kế thừa trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo thông tin về mã số thuế và địa chỉ mới nhất là chính xác. Việc này cực kỳ quan trọng để đảm bảo hóa đơn điều chỉnh của bạn được gửi đến đúng "thực thể" pháp lý hiện hành, dù đó là một đơn vị kế thừa.
Tiếp theo, về mặt thủ tục, bạn cần lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty bạn. Trong thông báo này, bạn sẽ ghi rõ thông tin của hóa đơn gốc bị sai sót và nội dung sai sót cần điều chỉnh.
Sau đó, bạn sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (hoặc hóa đơn thay thế, tùy mức độ sai sót). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Khi ghi thông tin người mua trên hóa đơn điều chỉnh này, bạn vẫn sử dụng mã số thuế cũ của đơn vị cấp huyện đó (vì MST này vẫn đang hoạt động). Tuy nhiên, địa chỉ và tên đơn vị trên hóa đơn điều chỉnh nên được ghi theo địa chỉ mới đã được cập nhật trên hệ thống tra cứu người nộp thuế của Tổng cục Thuế. Nếu bạn có thể xác định được tên mới của đơn vị kế thừa (ví dụ: một phòng ban mới thuộc cấp tỉnh, hoặc một đơn vị cấp huyện khác), hãy ghi tên đó. Nếu không, bạn có thể ghi tên cũ kèm theo chú thích (ví dụ: "Cơ quan X (nay là Y)" hoặc "Cơ quan X (đã sáp nhập vào đơn vị Y)") để cơ quan thuế có thể dễ dàng đối chiếu.
Một điểm cần lưu ý là theo quy định mới, đối với trường hợp người mua là tổ chức, trước khi điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Trong tình huống này, việc liên hệ với kế toán cũ đã không còn hiệu quả. Bạn cần cố gắng liên hệ với đơn vị mới/kế thừa (dựa trên địa chỉ và thông tin mới của MST đã cập nhật) để giải thích tình hình và đề nghị họ xác nhận sai sót để cùng lập văn bản thỏa thuận. Nếu không thể liên hệ được hoặc không nhận được sự hợp tác, bạn vẫn cần tiến hành các bước điều chỉnh hóa đơn của mình và lưu giữ hồ sơ chứng minh đã cố gắng liên hệ (như nhật ký cuộc gọi, email không phản hồi, v.v.) để giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Cuối cùng, sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bạn cần ký số và gửi hóa đơn này đến cơ quan thuế để được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã) và gửi cho người mua.
Hãy nhớ rằng, từ ngày 01/06/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất không được xử lý bằng cách hủy hóa đơn. Bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại hỏi nhé!
Vậy giờ mình có thể xuất hoá đơn điều chỉnh vào mã số thuế cũ của cơ quan cấp huyện đó được hay không? Hoặc có cách nào khác để có thể điều chỉnh hoá đơn hợp lí, m.n chỉ giúp mình với ạ.
Trả lời
Chào bạn,
Mình hiểu tình huống của bạn là một thách thức khá phổ biến khi làm việc với các cơ quan nhà nước có sự thay đổi về tổ chức. Dưới đây là cách bạn có thể xử lý việc điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp này, đảm bảo tuân thủ quy định và hợp lý nhất.
Khi công ty bạn phát hiện hóa đơn đã xuất cho cơ quan nhà nước cấp huyện có sai sót, mà nay đơn vị đó đã giải thể nhưng mã số thuế (MST) cũ vẫn còn hoạt động và đã cập nhật địa chỉ mới sau sáp nhập, bạn hoàn toàn có thể xuất hóa đơn điều chỉnh (hoặc thay thế) vào mã số thuế cũ đó. Việc bạn tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế và thấy MST vẫn hoạt động, lại có địa chỉ mới, là một điểm mấu chốt rất tích cực. Nó cho thấy đơn vị đó không hoàn toàn biến mất mà đã có sự chuyển đổi, có thể là sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc quyền và nghĩa vụ đã được kế thừa.
Để thực hiện việc này, bạn cần tuân thủ các bước sau theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành (đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Đầu tiên, bạn cần tra cứu và xác nhận lại một lần nữa thông tin đơn vị mới/kế thừa trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo thông tin về mã số thuế và địa chỉ mới nhất là chính xác. Việc này cực kỳ quan trọng để đảm bảo hóa đơn điều chỉnh của bạn được gửi đến đúng "thực thể" pháp lý hiện hành, dù đó là một đơn vị kế thừa.
Tiếp theo, về mặt thủ tục, bạn cần lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty bạn. Trong thông báo này, bạn sẽ ghi rõ thông tin của hóa đơn gốc bị sai sót và nội dung sai sót cần điều chỉnh.
Sau đó, bạn sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (hoặc hóa đơn thay thế, tùy mức độ sai sót). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Khi ghi thông tin người mua trên hóa đơn điều chỉnh này, bạn vẫn sử dụng mã số thuế cũ của đơn vị cấp huyện đó (vì MST này vẫn đang hoạt động). Tuy nhiên, địa chỉ và tên đơn vị trên hóa đơn điều chỉnh nên được ghi theo địa chỉ mới đã được cập nhật trên hệ thống tra cứu người nộp thuế của Tổng cục Thuế. Nếu bạn có thể xác định được tên mới của đơn vị kế thừa (ví dụ: một phòng ban mới thuộc cấp tỉnh, hoặc một đơn vị cấp huyện khác), hãy ghi tên đó. Nếu không, bạn có thể ghi tên cũ kèm theo chú thích (ví dụ: "Cơ quan X (nay là Y)" hoặc "Cơ quan X (đã sáp nhập vào đơn vị Y)") để cơ quan thuế có thể dễ dàng đối chiếu.
Một điểm cần lưu ý là theo quy định mới, đối với trường hợp người mua là tổ chức, trước khi điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Trong tình huống này, việc liên hệ với kế toán cũ đã không còn hiệu quả. Bạn cần cố gắng liên hệ với đơn vị mới/kế thừa (dựa trên địa chỉ và thông tin mới của MST đã cập nhật) để giải thích tình hình và đề nghị họ xác nhận sai sót để cùng lập văn bản thỏa thuận. Nếu không thể liên hệ được hoặc không nhận được sự hợp tác, bạn vẫn cần tiến hành các bước điều chỉnh hóa đơn của mình và lưu giữ hồ sơ chứng minh đã cố gắng liên hệ (như nhật ký cuộc gọi, email không phản hồi, v.v.) để giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Cuối cùng, sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bạn cần ký số và gửi hóa đơn này đến cơ quan thuế để được cấp mã (nếu là hóa đơn có mã) và gửi cho người mua.
Hãy nhớ rằng, từ ngày 01/06/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất không được xử lý bằng cách hủy hóa đơn. Bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại hỏi nhé!
