Lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế điện tử và cách khắc phục

[Nghỉ Mất Sức]

Việc nộp tờ khai thuế điện tử trong những ngày đầu năm 2026, đặc biệt là sau đợt cập nhật quan trọng ngày 19/01, đòi hỏi người nộp thuế phải cực kỳ cẩn trọng để tránh các sai sót kỹ thuật không đáng có. Dưới đây là tổng hợp những vấn đề trọng yếu và giải pháp xử lý để đảm bảo hồ sơ được gửi đi thông suốt.

Sự cố từ phần mềm và phiên bản cập nhật
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến tờ khai bị từ chối là do người dùng vẫn sử dụng các phiên bản lạc hậu. Hiện tại, bắt buộc người nộp thuế phải cập nhật HTKK lên phiên bản 5.5.6 cùng phần mềm hỗ trợ ký số mới nhất. Một sai lầm thường gặp là việc cài đặt song song nhiều phiên bản phần mềm ký số, gây ra xung đột hệ thống và khiến lệnh ký không thể thực hiện. Để khắc phục, bạn cần gỡ bỏ toàn bộ các bản cũ trước khi cài đặt bản mới. Đặc biệt, hãy luôn duy trì thói quen kiểm tra (View) file XML trước khi ký nộp để đảm bảo mẫu biểu và dữ liệu không bị sai lệch so với dự tính.

Trở ngại trong quá trình kê khai và xử lý file
Quy trình kê khai có thể phát sinh lỗi tùy thuộc vào hình thức thực hiện. Nếu gặp sự cố khi khai trực tuyến, bạn nên linh hoạt chuyển sang khai offline trên phần mềm HTKK và ngược lại. Một lưu ý đặc biệt quan trọng về dung lượng: đối với những tệp XML lớn từ 5MB trở lên, hệ thống sẽ báo lỗi nếu nộp trực tiếp. Trong trường hợp này, giải pháp duy nhất là thực hiện ký offline ngay trên HTKK, sau đó mới tiến hành nộp thông qua Cổng Giải quyết thủ tục hành chính hoặc Cổng Dịch vụ công.

Sai sót về cổng nộp và quy trình bổ sung hồ sơ
Việc chọn sai loại thủ tục hoặc nhầm lẫn giữa các cổng nộp (eTax/iCanhan và Cổng Dịch vụ công) là lỗi rất dễ mắc phải. Ngay cả khi tờ khai đã được lập trên hệ thống eTax, người nộp thuế vẫn phải đảm bảo hồ sơ được gửi qua Cổng Giải quyết thủ tục hành chính theo quy định mới. Đối với việc khai bổ sung, bạn cần chú ý tra cứu đúng nguồn hồ sơ gốc để tránh chọn nhầm phiên bản chính thức, đảm bảo tính liên tục và chính xác của dữ liệu lịch sử.

Lỗi định dạng dữ liệu và chữ ký số
File XML không hợp lệ thường xuất phát từ việc sai định dạng ngày tháng, sai mã cơ quan thuế hoặc mẫu biểu đã cũ. Việc cập nhật lên HTKK 5.5.6 sẽ giải quyết phần lớn các lỗi này. Bên cạnh đó, các vấn đề về chữ ký số như sai mã PIN, chưa cắm USB Token hoặc thiếu extension hỗ trợ ký số trên trình duyệt cũng thường xuyên xảy ra. Để xử lý triệt để, bạn cần cài đặt bản hỗ trợ ký số 1.1.0, đảm bảo USB đã được kết nối và nhận diện trước khi thực hiện thao tác ký.

Thông tin doanh nghiệp và xác thực hệ thống
Cuối cùng, hãy luôn kiểm tra tính đồng nhất của thông tin doanh nghiệp như mã số thuế, tên đơn vị và email liên lạc. Việc không nhận được mã OTP hay email xác thực có thể do hệ thống bảo mật chặn thư từ cơ quan thuế; hãy chủ động thêm địa chỉ email của ngành Thuế vào danh sách tin cậy. Nếu phát hiện thông tin trên eTax chưa chính xác, cần nhanh chóng nộp Giấy đề nghị điều chỉnh để đồng bộ hóa dữ liệu.

Việc tuân thủ đúng quy trình và cập nhật công nghệ kịp thời không chỉ giúp tránh lỗi hệ thống mà còn bảo vệ người nộp thuế khỏi các rủi ro về chậm nộp hồ sơ và phát sinh tiền phạt không đáng có.